CPI: assistant administratif

Date limite de dépôt des candidatures : 17/06/2018
Unité administrative : Bureau extérieur, Direction des opérations extérieures
Lieu d’affectation : Kinshasa, République démocratique du Congo
Type d’engagement: Engagement à durée déterminée
Salaire annuel minimum net : USD 19,792.00
Durée de l’engagement : Pour les contrats initiaux, la Cour offre un engagement de deux ans avec possibilité de prolongation (période d’essaie de six mois).

La sélection des candidats correspondant à ce poste pourra donner lieu à la constitution d’une liste de réserve en vue de pourvoir des postes permanents ou temporaires avec contrats à durée determinée.

Important:

Ce poste de la catégorie des services généraux fait l’objet d’un recrutement local. Dans ce cas, le personnel est en général recruté dans la région où se situe le bureau concerné, mais il peut néanmoins être de toute nationalité. Les candidats à un poste de la catégorie des services généraux doivent satisfaire aux conditions d’emploi et d’immigration applicables dans le pays du lieu d’affectation, notamment en matière de résidence et de permis de travail.

Les candidats auxquels un tel poste est proposé prennent en charge eux-mêmes les frais de visa et de voyage vers le lieu d’affectation et depuis celui‑ci, ainsi que les frais de réinstallation à l’issue du contrat.

Un agent de la catégorie des services généraux recruté localement ne bénéficie pas des prestations et/ou indemnités exclusivement accordées aux fonctionnaires recrutés sur le plan international.

Contexte institutionnel

La Direction des opérations extérieures est chargée de gérer les activités des bureaux extérieurs de la CPI en leur donnant les directives nécessaires, ce qui requiert coordination, capacité d’anticipation, planification et suivi. L’interaction se fonde sur une communication efficace entre la Direction et le chef de bureau extérieur pour obtenir, traiter et diffuser des informations pertinentes en temps voulu. La Direction soutient les chefs de bureau extérieur dans leur interaction avec les acteurs externes en vue de permettre aux parties de coopérer.

La Direction s’efforce d’assurer l’efficience et l’efficacité générales de ses opérations hors siège en vue de soutenir les opérations de la Cour et le développement de l’institution.

Sous la supervision et la direction du fonctionnaire d’administration chargé des opérations, et dans la limite des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif est notamment chargé des tâches suivantes : préparer, traiter et assurer le suivi des actions administratives et logistiques nécessaires pour assurer de manière efficace et en temps voulu le soutien à apporter à la Direction et aux bureaux extérieurs ;

Saisir, mettre à jour et certifier dans un système électronique, avec des copies papier de sauvegarde, les données administratives et celles concernant les heures travaillées et les présences ainsi que toute autre action requise en matière de gestion du personnel ;

Élaborer, tenir et mettre à jour des applications et bases de données telles que SAP pour tenir et vérifier les tableaux d’effectifs, les voyages, suivre les présences, l’état des dépenses et des allocations de crédits, réaliser des inventaires, enregistrer les variations et mettre à jour les registres (sous format électronique/papier) afin de garder trace des données nécessaires à une vérification des comptes. Cette structure devrait fournir un flux d’informations cohérent entre le personnel sur le terrain, le chef de section et l’ensemble de la Cour ;

Participer à l’apport d’un soutien aux missions externes ainsi qu’à l’organisation de missions internes.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision directe du fonctionnaire d’administration chargé des opérations et sous la direction générale du chef du bureau extérieur, le titulaire du poste s’acquitte des tâches suivantes :

Gestion du personnel :

Créer, vérifier, traiter les actions concernant les activités de la Section en matière de ressources humaines et en assurer le suivi.
Répondre aux questions posées ; informer et conseiller les membres du personnel s’agissant de leurs droits, des procédures, processus et pratiques administratifs, des conditions d’emploi, de leurs fonctions et responsabilités conformément au Statut et au Règlement du personnel.
Assurer la gestion des dossiers d’avis de vacance de poste et assurer le suivi de l’état d’avancement du processus de traitement de ces dossiers. Surveiller le tableau des effectifs de la Section et préparer sur demande les données et tableaux statistiques pertinents.

Budget et finances :

Aider à préparer et à vérifier aux fins du budget les données requises en matière de finances et de ressources humaines.
Regrouper les informations/données justificatives des besoins en ressources aux fins des projets de budget.
Préparer/adapter les rapports budgétaires en coordination avec d’autres membres du personnel chargés des questions de budget et de finances selon que de besoin.
Être responsable de l’attribution et de la vérification des fonds tirés de la petite caisse, conformément au Règlement financier et règles de gestion financières. Être en charge de la petite caisse en tant que suppléant.
Préparer et tenir à jour au moyen de rapports de réconciliation hebdomadaires/mensuels tous les registres liés aux systèmes financiers des bureaux extérieurs y compris ceux de gestion de la petite caisse et des comptes d’avances temporaires.
Contribuer à assurer le fonctionnement de systèmes exacts et exhaustifs de comptabilité, d’établissement de rapports et de vérification interne, ainsi que la tenue à jour de tous les registres nécessaires.
Rechercher des informations et les analyser en réponse à des demandes ou à des conclusions en matière de vérification des comptes.
Répondre rapidement aux demandes du personnel et de tiers s’agissant de questions financières.

Achats :

Mettre en œuvre et assurer le suivi des achats locaux, sous l’autorité du fonctionnaire d’administration chargé des opérations pour ce qui est des contrats, aux fins de l’approvisionnement en ressources matérielles, en biens et services requis pour les missions. Cela comprend la planification des achats de produits de base, la négociation de contrats, la responsabilité, l’assurance et la livraison, la vérification à la livraison, les réclamations pour perte ou carence, le rapport sur exécution du contrat et la clôture des dossiers d’achat.
Vérifier les demandes d’achat de produits/de services pour s’assurer qu’elles sont entièrement remplies et suffisamment précises pour pouvoir comparer les prix des offres.
Recommander les méthodes d’achat les plus avantageuses en termes de fiabilité, de prix et de délais de livraison pour chaque produit ou service.
Placer des annonces officielles/informelles pour demandes de devis et appels d’offres ou consulter des catalogues, listes de fournisseurs ou sites marchands pour déterminer quel est le meilleur prix pour les services ou les biens à acheter.
Établir et tenir à jour, tant sous format papier qu’électronique, des dossiers exhaustifs de toutes les actions d’achat y compris des contrats.
Tenir à jour les inventaires et proposer le déclassement des avoirs obsolètes ou endommagés.

Soutien aux missions :

Préparer la mise en place de missions externes (accueil, transport, hébergement, locations diverses, fourniture de matériel).
Apporter un soutien aux missions pendant toute la durée de leurs activités dans le pays (fourniture de moyens humains et matériels, mise en contact avec les partenaires et les fournisseurs impliqués dans les activités de soutien).
Veiller à la bonne gestion quotidienne ordinaire du bureau et apporter un soutien en l’absence du fonctionnaire d’administration chargé des opérations.

Qualifications essentielles

Formation :

Diplôme de fin d’études secondaires.

Expérience :

Au moins six ans d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés. Un diplôme universitaire obtenu au terme d’au moins trois ou quatre ans d’études peut remplacer deux ans d’expérience pertinente, seulement pour déterminer l’admissibilité du candidat.

Connaissances, capacités et aptitudes :

Connaissance de l’appui administratif et logistique et bonne compréhension des opérations d’appui sur le terrain.
Compétences organisationnelles avérées et aptitude à gérer des tâches multiples efficacement et en temps voulu.
Maîtrise des processus et applications informatiques liés aux fonctions administratives et logistiques, ainsi qu’à l’achat de fournitures et d’équipement.
Capacité de travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique, avec tact et dans le respect de la diversité.

Connaissances linguistiques :

La maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral, est requise. Une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de la Cour (arabe, chinois, espagnol ou russe) constituerait un atout. La connaissance d’une langue locale constitue un atout.

Competénces de base de la CPI

Attachement à la mission et aux valeurs de la Cour

– Agit systématiquement en conformité avec la mission et les valeurs de l’organisation ;

– Respecte la confidentialité, fait preuve d’intégrité et de respect pour la diversité ;

– Fait preuve d’attachement à l’organisation ;

– Présente une image positive de l’organisation lors des discussions à l’extérieur.

Professionnalisme

– Applique son savoir-faire professionnel et technique ;

– Se tient au courant des problèmes de l’organisation ;

– Trouve des solutions réalistes à un large éventail de problèmes.

Esprit d’équipe

– Écoute, consulte les autres et communique de façon active ;

– Résout les désaccords avec tact et diplomatie ;

– Reconnaît et récompense la contribution d’autrui.

Apprentissage et perfectionnement

– Met au point les stratégies de perfectionnement nécessaires pour atteindre les objectifs de travail et de carrière, et fait bon usage des occasions de perfectionnement ou de formation ;

– Tire la leçon des réussites et des échecs ;

– Cherche à obtenir des informations en retour et en fournit à autrui afin d’accroître l’efficacité organisationnelle ;

– Recherche des moyens d’améliorer le travail ;

– Fait preuve d’ouverture d’esprit et contribue à l’innovation.

Réaction à l’incertitude

– S’adapte à des circonstances changeantes ;

– Sait faire face à l’ambiguïté et fait bon usage des occasions qu’elle présente ;

– Planifie les activités et projets suffisamment à l’avance et tient compte de l’évolution possible des circonstances ;

– Gère efficacement le temps.

Interaction

– Exprime clairement les opinions, les informations et les principaux points d’un argument ;

– Gère les contacts avec tact et diplomatie ;

– Communique de façon transparente et ouverte avec ses contacts internes et externes tout en respectant les obligations de confidentialité.

Réalisation des objectifs

– Accepte et réalise avec enthousiasme des objectifs ambitieux ;

– Respecte les accords conclus avec autrui ;

– Se concentre sur les besoins des clients ;

– Assume la responsabilité des initiatives, des projets et des ressources humaines utilisées ;

– Surveille et maintient les niveaux de qualité et de productivité.

Informations générales
– Le candidat retenu sera soumis à la procédure d’habilitation de sécurité du personnel, conformément à la politique en vigueur à la CPI. Cette procédure consiste, entre autres, à s’assurer de l’exactitude des informations fournies dans le profil personnel et à procéder à une vérification du casier judiciaire.
– Les candidats peuvent vérifier l’état d’avancement du recrutement sur le site Web de la CPI.
– La préférence sera donnée aux ressortissants des États parties au Statut de Rome, ou à ceux des États qui ont signé le Statut et se sont engagés dans le processus de ratification, ou encore à ceux des États qui se sont engagés dans le processus d’adhésion. Néanmoins, les candidatures de ressortissants d’États non parties pourront également être prises en considération.
– Conformément aux dispositions du Statut de Rome, la Cour entend assurer une représentation équitable des hommes et des femmes pour tous les postes à pourvoir.
– Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

– La Cour se réserve le droit de ne procéder à aucun recrutement pour ce poste, ou de procéder à un recrutement à une classe inférieure.

– La CPI est disposée à appliquer l’Accord inter-organisations concernant la mutation, à charge de réciprocité.

Postulez en  ligne sur  www.icc-cpi.int.  

Aucun dossier ne sera reçu au bureau de la CPI.

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