FONDATION HIRONDELLE: Coordinateur/trice des services supports

Coordinateur/trice des services supports

(Administration, Finance, Comptabilité, RH et logistique)

Mission principale

Dans le respect des procédures définies et du budget alloué, le/la coordinateur/trice des services supports (CSS) est responsable de la gestion financière, de la gestion administrative des ressources humaines, de la logistique et des infrastructures. Il/elle contribue au développement des outils administratifs. Il/elle soutient la Direction et les autres responsables de services dans la mise en œuvre des activités de l’ONG Fondation Hirondelle en RDC.

Descriptions des tâches

1. Finances et Comptabilité

Assurer la supervision de la tenue des comptes de l’opération (autorisation, imputation, paiements des factures, des salaires…) ;
Superviser l’exécution des paiements, après avoir vérifié l’existence de pièces justificatives probantes et la disponibilité des crédits ;
Contrôler valider et transmettre mensuellement la comptabilité à l’Unité de Révision Comptable ;
Effectuer le suivi et la planification budgétaire des dépenses ;
Participer à l’élaboration des budgets annuels de l’opération en RDC ;
Assurer l’édition régulière et à la demande du Représentant ou du siège des situations financières de l’Organisation ;
Etablir les rapprochements bancaires des comptes de l’Organisation ;
Contrôler les déclarations des organismes sociaux, INSS, IPR ;
Veiller à la véracité et à la qualité des pièces comptables justificatives des dépenses pour l’ensemble de l’Organisation en conformité avec les exigences légales ;
Assurer la gestion optimale de la trésorerie.

2. Ressources Humaines

Mettre en œuvre et assurer les procédures de gestion individuelle et collective : recrutement, intégration, mobilité, promotions, entretiens, fin d’activité… ;
Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des dossiers administratifs du personnel (contrats de travail, contrats de stage, assurances, déclarations d’accidents du travail…) ;
Assurer le suivi des données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements des frais de personnel et à la médecine du travail conformément aux dispositions légales et réglementaires ;
Suivre les évolutions et les changements en matière de lois afférentes aux salaires ;
Assurer un contact régulier avec les organismes sociaux et les institutions de contrôle ;
Mettre en œuvre la fiabilisation des bases de données RH et participer à la réflexion sur les nouveaux outils RH et à leur mise en place ;
Assister et conseiller les responsables de services dans leurs missions de management et de gestion du personnel ;
Diffuser l’information relative aux procédures de gestion et aux actions de ressources humaines ;
Organiser l’évaluation du personnel avec leurs superviseurs ;
Participer à l’élaboration des orientations stratégiques en matière des RH et les appliquer.

3. Administration

3.1. Contrôle interne

Elaborer et optimiser les outils et procédures liés au bon fonctionnement des services (courriers, notes internes, tableaux de bord, fiches actions, classement, archives, etc.) ;
Contribuer à la conclusion des contrats locaux (fournisseurs et tiers) et en superviser la gestion ;
Assurer le suivi du respect des dispositions réglementaires et conventionnelles ;
Veiller au suivi de l’application des procédures internes et aussi celles des bailleurs ;
Veiller à ce que les locaux de l’organisation soient fonctionnels et hygiéniquement entretenus ;
Veiller à ce que les véhicules et les autres biens meubles et immeubles de l’organisation soient régulièrement et suffisamment assurés auprès d’un organisme présentant toutes les garanties ;
Elaborer les rapports d’activités dans son domaine.

3.2.Logistique et Achats

Assurer la préservation et la gestion des biens immobiliers de l’Organisation ;
Veiller à la sécurité dans les locaux de l’Organisation ;
Assurer la gestion de la maintenance de l’ensemble des installations (sécurité, téléphone, électricité eau, groupe électrogène etc.) de l’Organisation ;
Assurer le suivi des grands travaux d’aménagement et d’agencement ;
Préparer et mettre en œuvre les appels d’offres pour achat de matériel ou de services et assurer le suivi et veille au bon fonctionnement du matériel et équipements ;
Chercher les locaux nécessaires, les louer et entretenir les contacts avec les bailleurs, veiller à leur bon état ;
Veiller à l’organisation, au contrôle et à la valorisation des inventaires physiques ;
Veiller à ce que les moyens de l’Organisation soient exclusivement utilisés dans le cadre de ses activités propres, dans des conditions de transparence, d’économie et de sécurité ;

Veiller à l’optimisation des contrats des prestations des biens et services

Profil et expérience requis

Savoir-être

-Autonomie
-Sens des responsabilités
-Capacité de négociation
-Facilités relationnelles
-Honnêteté, loyauté, intégrité, rigueur et précision
-Capacités organisationnelles et sens des priorités
-Esprit d’analyse et de synthèse.

Compétences & actions

-Avoir un diplôme supérieur d’au moins BAC+4 en gestion, finance, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent en gestion finance ou d’autres champs connexes
-Avoir une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion financière et RH d’organismes
-Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique et plus particulièrement des progiciels comptables courants et de la comptabilité
-Avoir une capacité de travail avec une équipe multidisciplinaire
-Maitriser l’environnement Microsoft Office. La connaissance d’un programme ERP serait un atout
-Avoir la capacité d’organisation du travail : respect des échéances, rationalisation, harmonisation, anticipation
-Parfaite maîtrise orale et écrite du français
-Tenir compte des besoins et contraintes pouvant être exposés, gérer la diversité des points de vue
-Représenter, convaincre et soutenir une position
-Expérience dans l’encadrement de personnel.

Disponibilité : immédiate

Envoi des dossiers de candidature (lettre de motivation + CV) à l’adresse contact@hirondelle-rdc.org

Date limite : le vendredi 4 mai 2018

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